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L’infonuagique et les outils de collaboration en entreprise

De nos jours, l’informatique dématérialisée (infonuagique) fait partie intégrante de la vie des organisations technologiquement évoluées, et ce, côtoyant tous les écosystèmes connus (PC, Mac, Linux).  De ces données que nous tenions autrefois sur des disquettes (et/ou sur cassettes), transportées en dehors du bureau pour préserver leur précieux contenu; celles-ci continuent aujourd’hui de vivre « dans le nuage » (appelons-le simplement cloud), en étant stockées en différents points géographiques de mégacentres de données.  En d’autres termes, de cet écran bleuté WordPerfect des années 1990 en mode textuel, nous voilà aujourd’hui à partager l’intégralité de documents jusqu’à leur mise en page avec des collègues, en temps réel, afin de travailler davantage en collaboration (et oui, j’ai quasiment révélé mon âge!).

par Christian DesRosiers

Collaborer oui, mais comment?

Collaborer dans un environnement infonuagique devient une plus-value en utilisant les solutions qui sont disponibles sur le marché du web aujourd’hui.  Ces solutions permettent, en plus de stocker nos documents dans les nuages, d’y laisser entrer des collègues, sous nos yeux (ou pas!), sans avoir préalablement transmis lesdits documents par courriel.  Un simple clic pour « partager » ou « inviter » et attribuer des droits d’accès précis (lire seulement, lire et modifier — supprimer) suffisent pour réaliser l’opération.  Pour les nuls demanderez-vous?  Peut-être serait-ce mal vous estimer, car cela est à la portée de tous, moyennement l’activation préalable de certaines fonctionnalités.

Grande organisation, petite et/ou moyenne entreprise puis travailleurs autonomes peuvent y trouver leur compte assez simplement.  Le fait de ne plus avoir besoin d’acquérir un serveur dédié à l’hébergement de nos données et du courrier électronique en est un bon exemple; ces solutions collaboratives intègrent, pour la majeure partie, une section permettant d’administrer votre domaine internet (votre « .vous ») et lui associer différents rôles.

On pourra partager différents types de documents, notamment des documents textes, chiffriers électroniques et/ou présentations.  Il devient, par la suite, simple de suivre les modifications apportées par chacun puisque ces solutions de collaboration conservent l’historique détaillé des changements apportés aux fichiers et permettent alors de restaurer un fichier à un moment précis de son édition.  Vous serez d’accord avec le fait que cela serait passablement difficile avec un système de sauvegarde traditionnel fonctionnant sur un serveur de réseau ou carrément sur des clés USB ou autres supports.

Les familles de produits et leurs cultures

Il existe deux types de solutions de collaboration : celles prenant forme à travers votre navigateur web et la seconde existant à travers l’application qu’on installe d’abord localement sur son ordinateur et qui, de façon transparente, possède un pointeur de stockage sur un site infonuagique quelconque.  Ces solutions existent tant pour l’utilisateur individuel que pour l’entreprise et vous comprendrez que pour les besoins de cet article, l’analyse se fonde d’abord sur un usage organisationnel.

Encore ici, tout sera une question de besoin et de vision à moyen et long terme pour votre organisation; et rien n’empêche de migrer de l’un vers l’autre à un moment X de la vie de l’entreprise!

Google Apps Entreprises

Google Apps est une solution appartenant à la première famille décrite plus haut.  Elle n’existe qu’à travers un navigateur web (idéalement sur Chrome, mais tout de même disponible à travers ses rivaux, soit Microsoft Internet Explorer et Edge, Firefox de Mozilla, Opera, et Safari chez Apple).  On retrouve dans cette suite logicielle plusieurs applications permettant de partager et collaborer.  Parmi celles-ci, le très populaire Google Docs et sa famille élargie avec Sheets (chiffrier électronique) et Slides (présentations électroniques).  En plus de ces applications, Google Apps Entreprises permet de gérer vos courriers électroniques d’entreprise, de créer des groupes de discussion internes et/ou externes, de gérer les agendas (à la façon d’Outlook et tout en étant compatibles avec ce dernier) puis Drive qui agit en tant que répertoire de stockage.  Google rend aussi disponible une application permettant de faire des sondages (Forms), les sites web intranet (Sites), la gestion des contacts (Contacts), la gestion des groupes de discussion (Groupes) et les conférences audiovidéo (Hangouts) en plus des outils connus de traduction, la chaine YouTube et les outils Google Adsence et Google Adwords.

L’administration d’un domaine avec Google Apps Entreprises est d’une grande simplicité et l’assistance des équipes de support, ne serait-ce que dans une migration vers cette solution, est fort efficace.  Google Apps a été le choix de plusieurs organisations connues, pour différentes raisons, notamment celle de la facilité de maintenance (par exemple, pour une entreprise possédant des bureaux à plusieurs emplacements, il n’est plus besoin de s’occuper des mises à jour de plusieurs serveurs de stockage de fichiers ou de courriels localisés à différents lieux géographiques!).  Le client de messagerie électronique demeure Gmail, mais ce dernier devient personnalisé à l’image de votre organisation.  Il demeure possible de l’utiliser avec Microsoft Outlook en utilisant un connecteur de synchronisation spécialement conçu pour cela.  Cette solution s’intègre aussi bien à la mobilité des téléphones et/ou tablettes en rendant possibles différentes applications tant du côté Apple qu’Android.

Cette solution collaborative pour entreprise est peu coûteuse (entre 5 $ et 10 $ par usager, selon le besoin de l’organisation) et le tout configurable et fonctionnel en moins d’une heure.

Microsoft Office 365

Microsoft base cette solution sur un canevas de la traditionnelle suite Office et y intègre toutes les fonctions connues en plus de la gestion d’un domaine internet pour l’entreprise.  C’est même avec beaucoup de simplicité qu’il est possible de créer le profil de son entreprise, d’y créer ses usagers, groupes, répertoires partagés, et de définir le type de licence qu’aura chacun d’eux.  Contrairement à Google Apps, chaque profil d’utilisateur peut être rattaché à une licence différente selon les besoins; les coûts sont alors complètement modulables par usager.  Côté fonctionnel, on y retrouve aussi cette suite de logiciels populaires incluant Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access et Outlook, et certains ajouts selon la licence dont vous avez besoin, notamment avec Project et Visio.  Selon la licence qui est achetée, vous avez dès lors la possibilité de faire l’installation physique de ces logiciels.  Rappelons ici qu’il existe beaucoup de versions Windows et Mac de cette suite de logiciels et également en applications mobiles pour nos téléphones et tablettes.  Il est aussi possible de faire du clavardage ou des conférences audio-vidéo avec ses collègues à l’aide de Skype for Business (anciennement cette solution était baptisée Lync).

Du côté web, malheureusement pour le moment, nous ne retrouvons uniquement que les Word, Excel, Powerpoint et Skype (version allégée) qui bénéficient d’une version pouvant fonctionner en mode virtuel, sur un navigateur web.  Cela peut devenir complexe pour effectuer de lourdes tâches de mise en page avancée de documents. Cependant, on tend vers des versions améliorées du produit pour le futur.  Le partage de documents y est tout aussi simple, mais il faut porter une attention particulière si ces derniers sont utilisés à travers les versions installées localement sur vos ordinateurs, car tant que la sauvegarde n’est pas effectuée, le document n’est pas actualisé et vous ne verrez aucun changement apparaitre — ce qui n’est pas le cas en ligne.

Cette solution collaborative a des prix mensuels modulables selon les besoins de chacun des usagers (entre 6 $ et 40 $ par usager, selon la licence voulue — et chacun des usagers peut avoir une licence différente).

Apple iWorks

Cette solution, peut-être la moins connue comme étant « collective », provient directement de l’écosystème Apple Mac OS.  Elle s’apparente aussi beaucoup à la deuxième famille de solutions illustrée avec la suite Office de Microsoft : on a la possibilité d’utiliser la suite iWorks qui est localement installée sur son Mac.  De là, on active ou non les fonctions de partage permettant aux gens d’accéder aux fichiers pour les éditer.  Apple iWork’s peut être un super bon complément pour les gens qui ne souhaitent pas aller chez Google ni installer la suite Microsoft Office.  De plus, elle est hyper simple d’utilisation.

Par contre, il n’existe pas encore d’application pour gérer un domaine internet ni les courriels et groupes de discussion.  Pour la vidéoconférence, il faudra aussi choisir autre chose; Google Hangout ou Skype sont généralement de très bons choix.  Dans cette famille de produits Apple, on retrouve le populaire Pages (documents textes), Numbers (tableaux) et Keynote (présentations).  Il n’existe malheureusement pas de version Windows de ces logiciels, mais Apple nous invite à en faire l’utilisation à travers un navigateur web pour bénéficier pleinement de ces outils avancés de collaboration.

Notons aussi que la mise à niveau de ce produit a été annoncée à la Keynote du 6 septembre dernier et que ces nouveautés touchent justement la collaboration entre les utilisateurs, ce qui donne une alternative pour les organisations n’ayant pas d’autres besoins.

Cette solution collaborative est gratuite selon qu’on possède le logiciel iWorks ainsi qu’un compte iCloud.

Un c’est bien, mais deux c’est mieux!

Le cloud évite beaucoup de tracas quant à la manipulation de supports informatiques pour partager des documents, collaborer, puis garder des copies de sauvegarde; mais mieux vaut prévoir un plan B pour avoir accès aux fichiers dans l’éventualité d’un problème pour accéder à ces derniers à partir de leur emplacement d’origine.  Sait-on jamais!  Une solution indépendante comme Dropbox, Box ou SugarSync permet de garder une deuxième copie de ses fichiers dans un autre lieu de stockage et donc de se garantir un plan de sauvetage.

Une récente discussion avec un partenaire d’affaires de longue date m’amène à croire que ce plan B n’est pas du tout un luxe.  Un de ses clients a éprouvé des difficultés techniques à accéder à des milliers de documents hébergés dans le cloud et, comme il possédait un second stockage en duplication de celui en panne, il a pu avoir accès à ses documents et n’a pas provoqué d’interruption de service de la part de ses opérations.  J’ose croire que cela devient une leçon pour nous tous qui croyons que le cloud est la solution magique de ces années…!  Vous direz sûrement que la clé USB aurait pu jouer ce rôle de plan B et vous avez raison!  Tout est toujours question de besoin de notre réalité d’affaires (ou personnelle, c’est selon!).

À propos de l'auteur

Christian DesRosiers

Christian DesRosiers

"Entrepreneur (jeune!) et épicurien des technologies, les gadgets sont à ma vie ce qu'est la neige à l'hiver!" Christian DesRosiers est consultant en technologies de l'information et fondateur de NOVECOM, firme spécialisée dans les services conseils, la gestion de projets TI et l'intégration de solutions numériques de gestion d'entreprises. Fier utilisateur Mac et de produits Apple depuis plusieurs années, il s'intéresse aujourd'hui à leur utilisation dans un cadre organisationnel.

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